Como professor de inglês para negócios, entendo como é importante para falantes não nativos de inglês entender o que fazer e o que não fazer na etiqueta de e-mail comercial. É essencial saber transmitir a sua mensagem de maneira clara e objetiva para causar uma boa impressão em seus colegas e clientes.
O e-mail é a principal ferramenta de comunicação em diversos negócios onde o idioma inglês é falado. Ter um bom conhecimento da língua inglesa é fundamental no mercado de trabalho, e a importância de saber escrever bem em inglês é inegável para que você possa tomar alguns cuidados quando for escrever e-mails, prestar atenção a estrutura e ortografia tendo em mente que o texto precisa ser conciso e simples.
Neste blog, compartilharei algumas dicas sobre como escrever e-mails comerciais eficazes, profissionais e concisos.
1 Comece com uma saudação:
Sempre comece seu e-mail com uma saudação educada. Você pode personalizar a mensagem conforme o relacionamento que você tem com o destinatário, você pode usar linguagem formal ou informal. Por exemplo, você pode usar “Caro” para e-mails formais ou “Oi” para e-mails informais.
2 Use uma linha de assunto clara:
Sua linha de assunto deve refletir com precisão o conteúdo do seu e-mail. Deve ser claro, conciso e direto ao ponto. Isso ajuda o destinatário a saber do que se trata o seu e-mail e priorizá-lo entre os outros e-mails.
3 Mantenha-o curto e simples:
E-mails comerciais devem ser curtos e direto ao ponto. Evite frases longas e use uma linguagem simples. Use marcadores ou listas numeradas para quebrar parágrafos longos e facilitar a leitura para o destinatário.
4 Seja profissional:
Use linguagem profissional e evite usar gírias, emoticons ou abreviações. Seja educado e respeitoso em seu tom de voz, evite ser muito informal.
5 Use gramática e ortografia adequadas:
Verifique novamente seu e-mail em busca de erros gramaticais ou ortográficos. Gramática e ortografia ruins podem passar uma imagem de que você é pouco profissional e afetar a percepção que o destinatário tem de você.
6 Use uma assinatura profissional:
Sua assinatura de e-mail deve incluir seu nome, cargo e informações de contato. Isso torna mais fácil para o destinatário entrar em contato com você, se necessário.
7 Revise e revise:
Antes de clicar no botão enviar, revise seu e-mail em busca de erros, revise-o novamente para garantir que não existem erros. Isso garante que seu e-mail seja profissional e claro.
Segue abaixo algumas dicas do que não fazer ao escrever um e-mail:
1 Usar todas as letras MAIÚSCULAS:
Usar letras maiúsculas em um e-mail é o equivalente a gritar. É considerado pouco profissional, e as pessoas podem ver isso como uma atitude rude.
2 Usar linguagem informal:
Evite usar gírias, linguagem informal ou abreviações. Atenha-se a uma linguagem profissional apropriada para o local de trabalho.
3 Usar emoticons:
Emoticons não são apropriados para e-mails comerciais. Eles podem ser vistos como pouco profissionais e podem ser compreendidos apenas por alguns destinatários.
4 Usar pontos de exclamação excessivamente:
O uso excessivo de pontos de exclamação pode fazer o você parecer muito emocional, pouco profissional e excessivamente entusiasmado.
Evite enviar e-mails quando estiver com raiva ou chateado. Faça uma pausa, relaxe e, em seguida, revise seu e-mail com a mente clara.
5 Encaminhar e-mails em cadeia:
Encaminhar e-mails em cadeia podem ser visto como uma perda de tempo e pouco relevante. Evite enviar ou encaminhar e-mails não relacionados ao trabalho.
6 Ignorar o tom do seu e-mail:
O tom do seu e-mail é importante. Para evitar mal-entendidos, certifique-se de que a mensagem irá soar de maneira educada, respeitoso e profissional. Evite parecer zangado ou sarcástico em seus e-mails.
Conclusão
Seguir a etiqueta de e-mail adequada é essencial no mundo dos negócios. Seguir os prós e contras da etiqueta de e-mail comercial garante que seus e-mails sejam profissionais, claros e concisos.
Lembre-se de usar gramática e ortografia adequadas, manter seus e-mails curtos e concisos e evitar o uso de linguagem informal, emoticons ou pontos de exclamação excessivos. Ao fazer isso, você causará uma boa impressão em seus colegas e clientes e construirá uma reputação profissional no local de trabalho.